Séminaire : top 5 des trucs qui peuvent foirer
Des histoires de séminaire, on en a tous ! Chez La Suite, on s’est amusé à raconter celles qui nous enseignent comment mieux faire les choses, qui nous évitent de répéter les mêmes erreurs. En plus, on aime bien raconter des histoires vraies ! Alors, quels sont les 5 éléments essentiels d’un séminaire qui peuvent mettre à mal l’événement ?
La technique
C’est un grand classique et pourtant, c’est toujours le premier facteur prêt à déconner en nous mettant au bord de la crise de nerf.
Bertrand animait un séminaire post-covid dont toute l’animation était centrée sur la découverte de soi et de ses collègues. La méthode DISC et son test de personnalité devait lancer toute l’animation.
Et là, bim (comme disent les jeunes), mise à jour du logiciel qui intègre le test et surtout, qui envoie les résultats. Aucune certitude que la centaine de participants puisse répondre au questionnaire en live et connaitre leurs traits de personnalité. C’est toute l’animation qui était en péril à cause d’une simple mise à jour, qui rendait le site indisponible !
Bertrand était fébrile et appelait nerveusement le fournisseur pour résoudre le problème sur le champ.
Finalement, tout s’est bien déroulé, le logiciel a été remis en route. On a frôlé la catastrophe…Imaginez Bertrand devoir improviser quelque chose de non-préparé et qui ne correspondait pas à la thématique.
Le conseil La Suite : prévoir une activité B, voire C. Dès lors qu’il y a un aspect technique, il faut toujours envisager la possibilité (si infime soit-elle) que cela déconne. Bien entendu, savoir improviser, faire avec (ou plutôt sans), peut avoir du bon. Mais… avez-vous vraiment envie de vous imposer ce coup de stress, complètement évitable ?
2. La météo
C’est clairement un marronnier… Mais ça reste toujours la grande inconnue de votre événement (Y’a plus de saison mon bon monsieur !) Vous pensez qu’on va vous parler de pluie n’est-ce pas ? Et bien, tout le contraire, de canicule…
C’était donc le moment d’un séminaire champêtre sous… 42°C ! Julie et Virginie avait prévu une activité de coaching qui devait être le moment phare de l’après-midi. Problème : le groupe devait être divisé en plusieurs duos, attachés par la jambe, qui allaient effectuer un parcours en plein air. Littéralement, une traversée du désert en pleine canicule !
Il n’était pas possible d’infliger ça aux pauvres participants du séminaire (qui n’étaient pas venus là pour souffrir). Julie et Virginie ont donc revu tout le parcours (et l’horaire) en privilégiant des lieux ombragés et près du lac, où l’air était respirable.
Le conseil La Suite : faire le choix d’un lieu qui intègre tous les scénarii météorologiques (intérieur/extérieur, couvert/non couvert, etc.). Le mieux est d’aller directement sur place faire des repérages. Il est aussi très important de se projeter dans la pratique des exercices prévus !
Vous l’aurez compris ! La Suite vous accompagne pour vos séminaires d’entreprise… Nous nous adaptons à vos objectifs et à votre besoin pour cet événement interne.
3. L’ambiance
On a souvent tendance à voir le séminaire comme une jolie colonie de vacances entre collègues. C’est sans compter le fait qu’on reste dans un contexte de travail et que la hiérarchie reste la même, dans et hors des murs de l’entreprise.
Coralie devait animer un groupe lors d’un challenge d’innovation le premier jour d’un séminaire. Elle était sur le point de lancer l’activité mais un des participants était aux abonnés absents. En attendant le retardataire, Coralie énonçait les règles : « Il n’y a pas de mauvaises idées », « On ne donne pas de jugement », etc.
La personne manquante arrive alors, juste à temps pour commencer. Un étrange malaise s’installe. Malgré ça, les plus courageux se jettent à l’eau et proposent des idées. Problème, ils sont systématiquement coupés par le nouvel arrivé : « Ah bah super, vos idées sont à la hauteur de votre travail ! ». Coralie comprend alors que la personne (en plus d’être un grossier personnage), est en fait le manager d’une partie du groupe.
Pas de résolution ici, juste un mauvais moment…
Le conseil La Suite : il est primordial de veiller à la cohérence des groupes en mixant habilement les profils. Pour des challenges créatifs par exemple, évitez de mettre les collaborateurs avec leur manager : cela permet à tout le monde d’être plus à l’aise ! Et si la dynamique du groupe ne marche toujours pas, n’hésitez pas à intervertir des participants.
4. Le speech inspirant
C’est un peu l’incontournable, le moment phare, l’intervention qui va donner le ton à tout le reste du séminaire ! S’il y a quelque chose à ne pas rater, c’est bien ça…
Deux associés La Suite devaient animer un séminaire autour d’une thématique forte et centrale pour l’entreprise cliente : l’innovation ! En plus, bonne nouvelle, un intervenant externe réputé allait lancer l’événement. La promesse était belle ! C’était une pointure dans son domaine, qui avait gentiment accepté de donner un discours très attendu.
Mais… les attentes ont été rapidement douchées… Pendant une heure, les participants du séminaire ont eu le droit à une personne arrogante et condescendante qui se contentait, au mieux, d’énoncer des banalités, au pire, de tenir des propos qui allaient à l’encontre de tout ce qui était prévu par la suite…
En résumé, les salariés étaient perdus et une partie du séminaire a été gâchée à rattraper ce lancement raté…
Le conseil La Suite : veiller à garantir la cohérence entre le discours des intervenants et toutes les activités qui vont rythmer le séminaire par rapport à la thématique et au message principal que vous souhaitez faire passer. N’hésiter pas à briefer toutes les personnes qui vont faire partie de l’événement.
5. La présentation d’un plan important
Quand on est responsable dans la direction marketing de sa boite, on intervient régulièrement devant ses collègues, ses responsables et plein d’interlocuteurs différents. Donc, quand il s’agit de prendre la parole devant toute l’entreprise, c’est tout pareil, pas vrai ? Spoiler alert, non…
Michel devait présenter, avec une de ses collaboratrices, les axes stratégiques de l’année durant le séminaire annuel. Une intervention à enjeux : la nouvelle stratégie lancée par la Direction se basait essentiellement sur le marketing.
Michel était donc sur scène, dans la lumière des projecteurs, devant 200 personnes installées dans un grand amphithéâtre, quand ?… Rien, 0 % de mot pour 100 % de gêne intense dans un moment suspendu qui a semblé durer une éternité.
Heureusement, à un moment donné, la collaboratrice qui co-animait (et qui devait intervenir plus tard) a repris la main. Elle a donc porté toute l’intervention.
Le conseil La Suite : préparer et répéter (longuement) les prises de parole à venir pour le séminaire, c’est essentiel pour se sentir en maîtrise. Et idéalement, il faudrait prévoir une répétition dans la salle pour se mettre vraiment en condition. Enfin, lorsqu’on est plusieurs à intervenir sur le même sujet, le mieux est de laisser la personne la plus à l’aise commencer la présentation.